Repertorien (Findbücher)

Strukturen des Archivguts im Stadtarchiv Eberbach (Beständekunde)

Rüdiger Lenz: Das Stadtarchiv Eberbach und seine Bestände. Eine verwaltungsgeschichtliche Strukturkunde, in: Eberbacher Geschichtsblatt 91 (1992), S. 47-71.

1. Ursprünge des städtischen Archivguts

Der Umfang der Bestände eines Archivs zwingt den Historiker, Heimat- und Geschichtsforscher nicht nur dazu, seinen Stoff unter oft endlos erscheinenden Aktenmassen auswählen zu müssen, sondern lässt auch Rückschlüsse auf die Bedeutung der Stellung eines Archivträgers zu. Unter den nichtstaatlichen Archiven nehmen die Stadtarchive wegen der Dichte ihres überlieferten Schriftguts einen bedeutenden Platz ein. Für das Archiv der ehemaligen Reichsstadt Eberbach gelten diese allgemeinen Aussagen im besonderen Maße. Die Stadt besaß seit dem 14. Jahrhundert, nachdem es den Pfalzgrafen bei Rhein gelungen war, das unter direkter königlicher Herrschaft stehende Wimpfener Reichsterritorium in ihre Hände zu bringen, Ausstrahlung auf die Dörfer am unteren Neckar und im Odenwald. Eberbach war Sitz eines pfälzischen Amtes, das als „officium Ebirbach“ erstmals 1359 erwähnt wird. Dem Amt stand ein adliger Vogt vor, dessen Amtsbereich die Stadt, die in pfälzischen Eigenbesitz stehenden Dörfer und die übrigen unter adliger Herrschaft befindlichen Orte der sog. Eberbacher Zent umfasste. Beim Aufbau des 1410 begründeten Territoriums Pfalz-Mosbach, dessen Fürsten eine Seitenlinie der Pfalzgrafen bei Rhein waren, verlor Eberbach zwar seine Stellung als Amt zugunsten von Mosbach, bildete jedoch als Kellerei ein Unteramt des (Ober-) Amtes Mosbach. Die zentralörtliche Bedeutung von Eberbach hat durch diese Umorganisation der Amtsverfassung nicht gelitten, im Gegenteil, die Stadt blieb pfälzischer Verwaltungssitz und sie hatte auch als (mit Privilegien versehener) Marktort Anziehungskraft auf die Dörfer am unteren Neckar und im Odenwald.
Die eben skizzierte Ausstrahlung Eberbachs auf das Umland lässt sich auch am Umfang und an der Bedeutung des städtischen Archivguts ablesen, dessen Entstehung und Zusammensetzung ohne einen geordneten Verwaltungsapparat überhaupt nicht denkbar ist. Wie andere Städte gleicher Größenordnung kannte aber Eberbach ursprünglich keine nennenswerte administrative Tätigkeit; ebenso wenig bestand ein Bedürfnis nach einem eigenen Rathaus, das wiederum Voraussetzung war für eine autonome kommunale Verwaltungstätigkeit. Die Geschäfte wurden noch lange Zeit mündlich oder symbolisch (z. B. durch Handschlag) vollzogen. Das Stadtarchiv ist aus kleinsten Ursprüngen erwachsen. Ein Blick auf seine ältesten Bestände, die Privilegien und Urkunden, offenbart seine Eigenschaft als typisches "Auslesearchiv", das zunächst nur wenige Dokumente enthielt, auf welchen die rechtliche Stellung der Stadt beruhte. Die Urkunden gehen bis in die Mitte des 14. Jahrhunderts zurück. In der ältesten im Stadtarchiv vorhandenen Urkunde, einem Mitte Februar 1346 von Kaiser Ludwig dem Bayern der Stadt Eberbach ausgestellten Privileg, das zwar nicht in inhaltlicher, wohl aber in formaler Hinsicht als "Fälschung" einzustufen ist , beklagen der Schultheiß und die städtischen Organe  — Bürgermeister und Rat —  den durch den Stadtbrand um 1340 verursachten Verlust aller ihrer „... brieffe und hantfesten, die sye von kunigen (eigentlich: kumigen) und keyssern, unsern (d. h. des Kaisers Ludwig) vorfarn und von uns gehabt heben....“. Ihrer Bitte um Bestätigung ihrer Rechte und Freiheiten kam der Kaiser vermutlich ohne genaue Prüfung des Sachverhalts nach  — ein für die damalige Zeit "normaler" Vorgang. Kaiser Ludwig verlieh der Stadt Eberbach 1346 erneut das Recht der Reichsstadt Wimpfen    - ein deutlicher Hinweis auf die frühere gemeinsame Zugehörigkeit beider Städte zum staufischen Reichsterritorium um Wimpfen.
In der neueren Forschung ist die von der Stadt Eberbach vorgebrachte Klage des Verlusts aller ihrer Privilegien in Zweifel gezogen worden. Falls jemals „brieffe und hantfesten“, also Urkunden über die Rechtsstellung Eberbachs, aus der staufischen Gründungsphase der Stadt oder danach vorhanden gewesen waren, so fanden diese wenigen Dokumente mühelos in einem Kasten oder in einer Truhe Platz. Endgültig widerlegen lässt sich die Behauptung der städtischen Organe allerdings nicht, ansonsten müsste man auch den in der Urkunde von 1346 angedeuteten Stadtbrand in Abrede stellen. Zudem zeigt ein Blick auf die Urkundenreihen der benachbarten, mit Eberbach vergleichbaren Stadt Mosbach, deren Überlieferung  — abgesehen von einer einzigen Urkunde vom November 1255 —   im frühen 14. Jahrhundert unter der Regierung Kaiser Ludwigs des Bayern beginnt, dass auch Eberbach durchaus ältere „brieffe und hantfesten“ besessen haben könnte. Unbestritten bleibt jedoch, dass Eberbach in dieser Zeit über kein ausgebildetes Archiv verfügt hat. Aus dem 14. Jahrhundert sind außer der bereits erwähnten Urkunde vom Februar 1346 noch fünf Urkunden im Original erhalten geblieben, die allerdings zum Teil im frühen 15. Jahrhundert wegen des vermutlich schlechten Zustands der älteren Vorlagen kopiert wurden. Drei ehemals vorhandene Urkunden, die ebenfalls aus dem 14. Jahrhundert stammen, sind lediglich als Abschriften des 18. Jahrhunderts überliefert. Von zwölf weiteren Urkunden des 14. Jahrhunderts, die Teil des städtischen Urkundenbestands waren, kennen wir immerhin in regestierter Form verfasste Inhaltsangaben.

Das städtische Archiv war im 14. Jahrhundert also noch sehr klein und reichte keinesfalls über den Umfang einer Truhe oder Kiste hinaus, die zudem den Vorteil boten, bei Brandgefahr schnell gerettet werden zu können. Die benachbarte Stadt Mosbach bewahrte ihre älteren Urkunden anscheinend in dieser Weise auf. Den Kern des Eberbacher Archivs bildeten die Privilegien und Urkunden, die für die Existenz und Rechtssicherheit der Stadt von ausschlaggebender Bedeutung waren. Doch schon Ende des 14. Jahrhunderts überwogen im städtischen Archiv die Urkunden, die Schenkungen an geistliche Institutionen wie beispielsweise an den sog. Heilig-Kreuz-Altar oder an die „Unser Lieben Frauen Kapelle“ betrafen. Die Zahl der Urkunden stieg im 15. Jahrhundert sprunghaft an. Die städtischen Organe treten als Aussteller von Urkunden oder bestimmter rechtlicher Beschlüsse auf, gleichzeitig setzt die eigenständige kommunale Überlieferung ein. Indizien dafür sind das im Jahr 1410 begonnene (ältere) Eberbacher Waldbuch, das alle Besitzveränderungen und Verkäufe im Stadtwald erfasste, sowie das im 15. Jahrhundert angelegte Stadtbuch, das bruchstückhaft erhalten ist und in dem rechtsverbindliche Entscheidungen für die Stadt festgehalten wurden. Bereits im frühen 15. Jahrhundert war es üblich, Sitzungen des Stadtgerichts, das sich aus dem Rat und dem Schultheißen zusammensetzte, zu protokollieren. Die städtischen Organe ließen 1459 sowohl in der Stadt wie auch in der Gemarkung (Grenz-) Steine setzen und legten darüber ein Register zur Abrechnung der Kosten an. Die Rechnungslegung der beiden Bürgermeister und der städtischen Baumeister wird zur Pflicht. Die in Schmalfolio erstellten Jahresrechnungen dieser städtischen Organe sind seit dem letzten Viertel des 15. Jahrhunderts sporadisch, seit dem ausgehenden 16. Jahrhundert fast lückenlos im Stadtarchiv vorhanden. Das gleiche gilt für die städtischen Zinsbücher. Die heute im Stadtarchiv aufbewahrten ältesten Register setzen erst im ausgehenden 15. Jahrhundert ein, doch wissen wir, dass es ältere Zinsbücher gegeben hat. Die Dichte des an das Archiv übergebenen ehemaligen Registraturguts lässt auf eine kontinuierliche Verwaltungstätigkeit der städtischen Kanzlei schließen, die ihren Sitz sicherlich im 1467 erstmals erwähnten, wohl ältesten Rathaus der Stadt hatte. Daneben gab es noch die kanczely der Mosbacher Pfalzgrafen, die sich ebenfalls seit 1467 belegen lässt. Im Rathaus wurde zweifellos das städtische Schriftgut aufbewahrt und registriert. Es ist daher nicht verwunderlich, wenn unmittelbar nach der Entfaltung der Tätigkeit der städtischen Kanzlei auch das Rathaus in den Quellen erwähnt wird. Die räumlichen Voraussetzungen für die Arbeit des städtischen Verwaltungsapparates waren also gegeben. 1468 übte Martin Luthart das Amt des Stadtschreibers aus, der sowohl für den Rat wie für das Stadtgericht tätig war. Luthart ist der erste namentlich nachweisbare Stadtschreiber zu Eberbach.
Das städtische Ordnungsrecht griff langsam auf immer mehr Lebensgebiete der Bürger über. Die Rechnungslegung der bestellten Vormünder ist seit dem frühen 16. Jahrhundert nachweisbar. Die Ausweitung städtischer Kompetenzen drückt sich auch an den seit Mitte des 16. Jahrhunderts fast lückenlos überlieferten Jahresrechnungen der sog. "Heimberger" aus, städtischer "Beamter", die mit bestimmten finanziellen Aufgaben betraut waren. Der Wandel des heutigen städtischen Archivs von einem "Auslese"- oder "Empfängerarchiv" zu einem "Ausstellerarchiv" hat sich demnach schon im 15. Jahrhundert vollzogen.

2. Ordnung des Eberbacher Urkundenarchivs

Von den sich im 16. Jahrhundert vermehrenden Aufgabenfeldern der bürgerlichen Selbstverwaltung wurde das immer noch relativ kleine städtische Archiv nicht berührt. Dieses enthielt hauptsächlich (Pergament- oder Papier-) Urkunden. Kerbzettel und Verträge sowie Schriftstücke mit wichtigen rechtsverbindlichen Anordnungen, wie etwa herrschaftliche Mandate. Abschriften von Urkunden besaß es nur wenige. Die Zusammensetzung des Archivs kennen wir dank eines noch heute vorhandenen Repertoriums, worunter in der Archivwissenschaft ein "Verzeichnis" oder "Findbuch" verstanden wird. Dieses älteste Repertorium des Stadtarchivs wurde in der Weihnachtswoche 1556 auf Befehl des Fauts Philipp von Bettendorf, des höchsten pfälzischen Beamten im Oberamt Mosbach, dem die Stadt Eberbach unterstellt war, angelegt. Den Grund dieses Befehls kennen wir nicht. Die Urkunden, im Repertorium  „Brieff“ genannt, hatte die Stadt nicht in der Kanzlei, sondern „im Thurn“ (= Turm) untergebracht. Den Namen des Turms erfahren wir leider nicht. Bei der Entscheidung über die Art der Unterbringung des (Urkunden-) Archivs dürfte sicherlich die Befürchtung der ausschlaggebende Grund gewesen sein, wie die Vorfahren im 14. Jahrhundert alle Privilegien und Urkunden durch einen Brand zu verlieren. Ein Turm dagegen bot Sicherheit vor kriegerischen Einwirkungen oder vor Bränden.

Die Anordnung des Fauts führten der Eberbacher Stadtschultheiß Conrad Wolff, drei namentlich genannte Ratsherren, der ehemalige Stadtschreiber Hans Ulrich und der amtierende Stadtschreiber Hans Wolffinger aus. Gerade die Anwesenheit des früheren Stadtschreibers deutet darauf hin, dass dieser die Urkundenbestände kannte und dass das Archiv von der städtischen Kanzlei bei Bedarf benutzt wurde. Die städtischen "Beamten" gingen bei ihrer Arbeit systematisch vor. Alle Urkunden wurden durch- oder vorgelesen, über ihren Inhalt kurze Regesten angefertigt und die Urkunden anschließend nach „Gattung[en]... ordennlich aussgesönndert“. Jede Gattung bekam ihr eigenes, mit einem „Zetelin“ [= Beschriftung] versehenes „Charnier“ zugeteilt, worunter für Urkunden oder Akten bestimmte lederne Taschen, nicht aber Kisten oder Schubladen zu verstehen sind. Stadtschreiber Wolffinger legte dabei das bereits erwähnte Repertorium an,  in dem er die mit kurzen Inhaltsangaben (Regesten) und nach ihrer äußeren Gestalt beschriebenen Urkunden oder sonstigen rechtsverbindlichen Schriftstücke nach den zuvor gebildeten Gattungen aufnahm.

Wortlaut des Originaltextes:
„In der Wochen Thomae Ap[osto]li anno etc. XVCLVI [= 1556] seindt auss Bevelch des edlenn und ernvesten Philipsen vonn Bettendorffs, Fauths zu Mosspach, der Statt Eberbach Brieff im Thurn durch Conrat Wolffen, Schultheyssen, Leonhart Seippen, Hanns Seifriden und Peter Weirichen, alle des Raths, Hanns Ulrichen altenn gewesenen und mich Hannsen Wolffingern jetzigenn Statschreiber zu Eberbach, mit Fleis erlesen, ires Innhalts, Annfanngs und Endts, uffs kurzest beschrieben, ordennlich aussgesönndert und jede Gattung in ein Charnier gethonn, ein Zetelin daran gehefft und auch also durch mich obgenannten Hannsen Wolffingern etc. zuhauff inn dis Buch verzeichnet worden, wie hernach volgt“.

Das Repertorium ist nach folgenden fünf Gattungen gegliedert, von denen jede in ihrem „Charnier...zu suchen und finden“ war:
 -  „Der Statt Freihaitt-, Bestettigung-, Bewilligung-, Ordenung-, Kauff- und  Vertragsbrieve“ (37 Stück),
-  „Der Statt Gült- und Schadlossbrieve“ (28 Stück),
-  „Brieve, so das Allmussen [= Almosen] und Sichhauss  [= Siechenhaus]  betreffen“ (12 Stück),
-  „Brieve der zway Ellendenämpter, inn- und ausserthalb der Statt“  [gelegen]  (23 Stück),
-  „Allerhandt gemeine Brieve, geistliche Gefell und annderst betreffenn“
 (22 Stück).
 
Insgesamt umfasste das [Urkunden-] Archiv 122 Urkunden oder qualitativ ähnliches Schriftgut. Vermutlich war es überhaupt die erste Ordnung und Verzeichnung seiner Bestände. Diese zerfallen in zwei, etwa gleich große Teile. Die beiden ersten Gattungen enthielten Dokumente, welche die Stadt in ihrer Eigenschaft als politische Gemeinde betrafen (insgesamt 65 Stück). Die drei übrigen Gattungen, die im Repertorium auf zusammen 57 Einträge kommen, beziehen sich ausschließlich auf die geistlichen Institutionen und regeln zudem fast nur [Zins-] Verschreibungen, Schenkungen und Stiftungen. Der wichtigste Teil des Archivs findet sich allerdings im ersten „Charnier“, in dem die für die rechtliche Stellung der Stadt Eberbach so überaus wichtigen Privilegien, allen voran die bereits vorgestellte Kaiserurkunde vom Februar 1346, aufbewahrt wurden. Diese, im frühen 15. Jahrhundert nach dem älteren Original kopierte Urkunde, war zum Zeitpunkt der Aufnahme in das Repertorium bereits beschädigt, sie besaß auch kein Siegel mehr. Unmittelbar auf die 1346 entstandene Urkunde folgen die restlichen im 14. Jahrhundert ausgefertigten Privilegien. Erst dann kamen städtische Statute, Verträge und dingliche Erwerbungen. Den Schluss dieser Gattung bilden Nachträge aus dem späten 16. Jahrhundert, die von einer jüngeren Hand stammen. Eine scharfe Abgrenzung zwischen den einzelnen Gattungen liegt nicht vor, so fügte Wolffinger dem zweiten „Charnier“ mit den „Gült- und Schadlossbrieve[n]“ zwei im Jahre 1479 vom kaiserlichen Hofgericht zu Rottweil gefällte Entscheidungen bei. Die „Schadlossbrieve“ wurden nach der Erfassung im Repertorium den beiden Bürgermeistern und dem Rat übergeben, da diese nicht nur die Bürgschaft übernommen hatten, sondern sogar als Schuldner in die vertraglichen Verpflichtungen eingetreten waren. Von einigen wenigen Urkunden erhielt der Rat Abschriften, woraus der Schluss zu ziehen ist, dass man die Originale schonen wollte.

3. Die städtische Kanzlei und Registratur seit dem 16. Jahrhundert

Während das städtische Archiv im 16. Jahrhundert auf ausgewählte Dokumente, meist Privilegien und Urkunden, beschränkt blieb, hatten Kanzlei und Registratur schon einen beachtlichen Umfang erreicht, dessen Strukturen und Zusammensetzung wir dank des überlieferten Schriftguts, das heute im Stadtarchiv zu finden ist, gut kennen. Seit der zweiten Hälfte des 16. Jahrhunderts lassen sich die Methoden der Geschäftsführung besser überblicken. Die schon für das 15. Jahrhundert bezeugten Arten der Geschäftsbücher (Wald- und Stadtbücher, Gerichtsprotokolle) blieben in Gebrauch, daneben wurden Amtsbücher geführt, die ausschließlich vermischte Einträge aufweisen. Das Stadtarchiv besitzt ein solches "Mischbuch" aus dem 16. Jahrhundert, das  – vermutlich ausgewählte – rechtsverbindliche Entscheidungen, wichtige bei der städtischen Kanzlei eingehende amtliche Befehle, Anordnungen und Mitteilungen, ferner (auslaufende Bitt-) Briefe, Stellungnahmen oder Beschlüsse der städtischen Organe, daneben auch Abschriften von Urkunden und Verträgen sowie Beschreibungen der Gemarkungsgrenzen enthält. Die Dienstinstruktionen der städtischen Organe und Bediensteten dagegen kamen in vollem Wortlaut in ein eigens dafür angelegtes Amtsbuch. Nach den Instruktionen mussten die beiden Bürgermeister die „Insigel und Brieffe der Statt“ sowie alle bei der Stadt hinterlegten „Brieff...getreulich bewaren“. Der Stadtschreiber besaß keinen Zutritt zum Urkundenarchiv, trug aber die Verantwortung für die „Zinßbücher, Brieve und anders, so ime bevohlen würdt“, auf diese hatte er zu achten. Die Beschreibung der städtischen Wälder und der Gemarkung bleibt eine sich mehrfach wiederholende Aufgabe und Obsorge der Kanzlei, der genaue Wortlaut der Beschreibungen wird bereits vorhandenen Amts- und Geschäftsbüchern wie ein zweiter großer Block angehängt oder beigegeben. Bestimmte, als wichtig eingeschätzte Urkunden finden im frühen 17. Jahrhundert Aufnahme in ein Kopialbuch, das anscheinend an Stelle der Originale in der täglichen Verwaltungsarbeit genutzt wurde. Seit dem letzten Viertel des 16. Jahrhunderts sind nicht nur die Protokollbücher über die Sitzungen des Rats, sondern auch die städtischen Unterpfandsbücher vorhanden, die beiden anfänglich mit größeren Lücken behafteten Reihen gehen im 17. Jahrhundert in fast geschlossen tradierte Jahrgänge über.
 
Die verschiedenen Arten der Amts- und Geschäftsbücher und die Rechnungslisten wurden im Rathaus aufbewahrt, das der Rat zwischen 1480 und 1483 am alten Markt errichtet hatte. Die Form der Aufbewahrung kennen wir dank mehrerer Einträge in der Baumeisterrechnung von 1589 als den Rat einen neuen „Registraturschanckh“ (= Registraturschrank] im Rathaus aufstellen ließ. Es ist gleichzeitig die erste Erwähnung der Registratur, die aber schon lange vorher bestanden hat. Die Verwaltungsgeschäfte führte der Rat in der kleinen Ratsstube im zweiten Stockwerk des Rathauses. In diesem Zimmer befanden sich auch die Registraturschränke. Der Platzbedarf von Kanzlei und Registratur beschränkte sich demnach auf einen einzigen Raum. Akten im heutigen Sinne besaß die Kanzlei ursprünglich nur wenige. Die ältesten Stücke stammen aus dem späten 16. Jahrhundert, sie bestehen aus einzelnen [Papier-] Urkunden, Kerbzetteln oder aus unbeglaubigten Abschriften von Urkunden. Die eigentliche Aktenführung beginnt erst im frühen 17. Jahrhundert. Mehrere als eine Einheit betrachtete Schriftstücke lagen ursprünglich gefaltet und vermutlich verschnürt in den Registraturschränken. Die solchermaßen zu Akten komponierten Schriftstücke umfassten eingehende amtliche Anweisungen oder Briefe im Original, auslaufende Antwortschreiben des Rats oder der Bürgermeister in Form von Konzepten, Ausfertigungen oder Kopien, daneben aber auch typische Innenlaufprodukte wie Erhebungen, Zusammenstellungen und Abrechnungen. Die heutigen Aktenfaszikel sind ein Produkt des 19. Jahrhunderts, als die Akten nach der badischen "Gemeinde-Registratur-Ordnung" von 1843 nach Rubriken gegliedert wurden. Die alten, damals vergebenen Fach- und Ordnungsnummern stehen noch auf den Aktendeckeln. Die neu gebildeten Akten enthielten zunächst ältere Akten als Vorlauf, bei Bedarf führte die städtische Kanzlei die Akte im 19. Jahrhundert weiter. Vereinzelt wurden Akten angelegt, die nur aus einer entweder im Original oder in Abschrift überlieferten Urkunde bestanden.

Im Gegensatz zur städtischen Registratur, die anscheinend noch keine Findbücher benötigte, liegen uns aus dem frühen 17. Jahrhundert zwei fast zeitgleich entstandene Repertorien über die Urkundenreihen der Stadt Eberbach vor. Das erste Repertorium erfasst die jüngeren „Gülttbrive“, die seit der zweiten Hälfte des 16. Jahrhunderts entstanden waren und die anscheinend in der Registratur aufbewahrt wurden. Das andere Repertorium enthält die „Briff und Sigel“, also die Bestände des Urkundenarchivs, allerdings fortgeführt bis zum Jahr 1620. Beide Repertorien stammen von einer Hand, wahrscheinlich vom amtierenden Stadtschreiber, der die darin in regestierter Form erfassten Urkunden mit fortlaufenden Nummern oder Buchstaben versah und anschließend die vergebenen Vermerke als sog. Rückvermerke auf den Originalen anbrachte. Mit den Rückvermerken zeichnet sich eine neue Qualität bei der Erfassung der Registratur- oder Archivbestände ab. In dem nach dem Jahr 1600 begonnenen, aber vermutlich vor 1625 geschlossenem Repertorium über die jüngeren Gültbriefe folgte der Stadtschreiber in den Grundzügen der im beschriebenen Urkundenrepertorium von 1556 getroffenen Einteilung, die er allerdings etwas erweiterte. Er bildete sechs Gruppen:
- „Gülttbrive der Stadt Eberbach zustendig“ (No: 1-16),
- „Gültverschreibungen des Almußen [ = Almosen] in der Kirchen“
 („Litterae A-P“, eine andere Gruppe führte die Nummern (No:) 1-66),
-   „Gültbriff, gehörig in das Elendenambt vor der Statt“ (No: 1-30),
-   „Gültverschreibung, zuständig dem Elendenambt in der  Statt“ (No: 1-31),
-   „Gülttbriff, gehörig inß Guttenleutt (-) oder Sichenhauß“ (No: 1-25),
-   „Pfarrallmossen“ [= Almosen] (No: 1-51).

Die Zahl der Einträge weist auf eine überaus hohe Anzahl von Gültbriefen hin, obwohl die äußerst kurz abgefassten Regesten nicht immer das Ausstellungsjahr nennen. Die Gültbriefe besaßen keine lange Laufzeit, den Platz gelöschter Einträge nahmen kurz darauf neue Verschreibungen ein. Bei der Überprüfung der Regesten konnten immerhin in 16 Fällen die Originale als vorhanden ermittelt werden. Allerdings waren nur bei einem kleinen Teil die Nummern bei den Regesten und die Rückvermerke auf den Originalen identisch, vermutlich wurde bei der Fortschreibung des Repertoriums die ursprüngliche Nummerierung fallen gelassen. Das andere, um 1625 verfasste Repertorium entstand in zweigeteilter Form, denn es besitzt nicht nur eine Auflistung von regestierten und durchnummerierten Urkunden, sondern auch – als zweiten Block – eine genaue Beschreibung der städtischen Gemarkung. Solche Verknüpfungen wirken lediglich in heutigen Augen fremd, für das zeitgenössische Denken bilden die aus den „Briff[en] und Sigel[n]“ ableitbaren „Freyheiten...der Statt Eberbach“ und die Beschreibung der umfang- und waldreichen Gemarkung eine untrennbare Klammer und Einheit, ja einen wohl zu hütenden "Schatz". Durch weitere, spätere Einträge, die bis in das erste Viertel des 18. Jahrhunderts gehen, hat dieses Repertorium einen unverwechselbaren "Mischbuch"-Charakter angenommen. Die von jüngerer Hand stammenden, "vermischten" Einträge, die man wegen ihrer rechtlichen Bedeutung dem Repertorium beifügte, geben wichtige amtliche Entscheidungen, Anweisungen oder Befehle wieder; sie sind zu einem großen Teil Abschriften von amtlichen Protokollen. Ihre Aufnahme in das Repertorium lässt gleichzeitig auf eine noch in den Anfängen steckende Aktenführung schließen.
Das Repertorium besitzt 65 fortlaufend nummerierte, mitunter mit kurzen Überschriften versehene Regesten von Urkunden oder sonstigen Dokumenten. Die Regesten wurden zu einem kleinen Teil von einem anderen Schreiber ergänzt oder verändert. Die jedem Regest zugewiesene Nummer findet sich als Rückvermerk auf dem betreffenden Original. Am Anfang der Regesten steht das schon mehrfach beschriebene Privileg vom Februar 1346, das jetzt   – im Gegensatz zum Eintrag im Repertorium von 1556 – als „versiglet[en] Brieff“ bezeichnet wird. Daraus ist zu folgern, dass man an der Urkunde inzwischen eine weitere Fälschung begangen und das abgefallene Siegel wieder angehängt hat. Dies erklärt auch die merkwürdige, jedenfalls nicht originale Art der Befestigung des Siegels an der Urkunde. Auf die älteste Urkunde der Stadt Eberbach folgen die restlichen, im 14. Jahrhundert ausgefertigten Privilegien. Eine Gliederung der regestierten Urkunden und Dokumente nach Gattungen oder Gruppen fehlt vollständig. Die Regesten über Käufe und Verkäufe, Vergleiche und Verschreibungen, Stiftungen und amtliche Bescheide reihen sich lediglich nach der chronologischen Systematik aneinander. Nur für die jüngeren Privilegien und Schadlosbriefe des 16./17. Jahrhunderts wurden eigene Gruppen gebildet. Von besonderem Interesse dürfte ein regestiertes, aber nicht mehr vorhandenes „alt[es] Pergament-Legerbüchlein“ [= Lagerbuch] sein, dessen Einträge in das späte 15. Jahrhundert gehören und in dem Statute über das Recht der Stadt, Vergleiche und Verträge Eberbachs mit seinen angrenzenden dörflichen Nachbarn und amtliche Urteile und Entscheidungen festgehalten worden waren.
Auf Dauer konnten die in der kleinen Ratsstube aufgestellten Registraturschränke den stetig zunehmenden Platzbedarf der Amtsbücher und Akten nicht befriedigen. Im Februar 1658 beschloss der Rat daher, die inzwischen stark angewachsene städtische Registratur zu teilen. Da die Schubladen der Registraturschränke überfüllt waren, wurden die älteren Akten, Rechnungen und alle, vor dem Stichjahr 1618 verfassten Schriftstücke ausgesondert und zu einem nicht genannten Lagerort gebracht. Nur die jüngeren Akten verblieben in der Registratur. Der Beschluss des Rats begründete die organisatorische Trennung zwischen ruhender und laufender Registratur. Die Kanzlei unterschied zwischen verschiedenen Gattungen, den Akten und Rechnungen. Die Akten selbst hatten sich demnach als eigenständige Gattung durchgesetzt. Die Schriftstücke lagen in den Registraturschränken, die keine offenen Fächer, sondern  — vermutlich —   verschließbare Schubladen besaßen. Die Urkunden werden nicht erwähnt, wahrscheinlich befanden sie sich noch in einem der Türme. Die ausgeschiedenen Akten und Rechnungen kamen offensichtlich in das an die kleine Ratsstube angrenzende Zimmer, denn dieses ist nach dem um 1790 entstandenen Grundriss des Rathauses als „Archiv“ ausgewiesen. Im späten 18. Jahrhundert war darin die städtische Registratur untergebracht, gleichzeitig diente das Archiv dem Ratsdiener als Aufenthaltsraum.
 
Es war nicht ungewöhnlich, dass die Stadtschreiber bestimmte Unterlagen und Dokumente, die in die Kanzlei gehörten, in ihrer Wohnung aufbewahrten. Doch achteten der Rat und die Bürgermeister strikt darauf, dass ein Stadtschreiber bei Beendigung seines Dienstverhältnisses alle in seinen Händen befindlichen städtischen Schriftstücke zurückgab; vorher durfte der ausscheidende Stadtschreiber seine Stellung nicht verlassen. Auf Befehl des kurpfälzischen Kellers stellte der Rat 1669 die bisher von den Ratsherren praktizierte Eigenmächtigkeit ab, selbst in der Registratur „in den Büchern nachzuschlagen“. Erst ein Beschluss des gesamten Rats war hierzu notwendig.
 
Die Vorsorge, welche die städtischen Organe für die Registratur und das (Urkunden-) Archiv zeigten, muss man als vorbildlich bezeichnen. Von gewaltsamen Übergriffen auf Registratur und Archiv ist bis zum Dreißigjährigen Krieg nichts bekannt. Als aber im September 1634 eine Abteilung kaiserlicher Soldaten in der Stadt und im Rathaus plünderte, erhielt auch die städtische Registratur unerwünschten Besuch. Ein Amtsbuch, in dem der Stadtschreiber die Namen der Bürger zusammengetragen hatte, musste als Schutz gegen den Angriff eines der plündernden Soldaten mit einem sog. Reiterhammer herhalten, die Einschlagstelle ist noch heute zu sehen. Ein größerer, nachweisbarer Schaden in der Registratur entstand erst zu Beginn des Pfälzischen Erbfolgekrieges. Gegen Ende des Jahres 1688 stürmten in Eberbach einquartierte französische Soldaten das Rathaus, brachen die (kleine?) Ratsstube und alle darin stehenden Kisten und Schränke auf und entwendeten mehrere dem Almosenfond verschriebene Gültbriefe sowie Bargeld. Neben den erbeuteten Gültbriefen zerrissen sie auch städtische „Protocoll-, Statuten- [und] Weißthumbsbücher undt Rechnung[en]“. Außerdem nahmen sie das „Stattinsigel“ [= Stadtsiegel] mit. Einige Jahre später, im Rechnungsjahr 1710/11, musste der Rat die gewaltsam geöffneten Schränke und Schubladen in der kleinen Ratsstube, der laufenden Registratur, von den Eberbacher Schreinern erneut reparieren lassen. Ob als Übeltäter wieder französische Truppen, die seit 1709 wohl wegen des Spanischen Erbfolgekriegs in der Stadt einquartiert waren, in Betracht kommen, lässt sich nur vermuten.
Die zunehmende Verwaltungstätigkeit zwang zur Aufstellung zusätzlicher Schränke. 1737 erhielt die inzwischen „Stattschreiberey“ bezeichnete Kanzlei einen „neuen Registratur-Schanckh“, 1767 folgten zwei weitere. Die vorhandenen Rechnungsbelege geben einen recht aufschlussreichen Einblick hinsichtlich des Verbrauchs von Papier, „Lichter,...Rauchkertzlin...[und] Silbersand“, für die Terminplanung benötigte man bereits einen „großen Kallender“. In den Inventaren über die städtischen Mobilien taucht seit 1731 eine, seit 1737 aber zwei eisenbeschlagene Kisten auf. Vielleicht hatte darin das städtische Urkundenarchiv inzwischen seinen Platz gefunden.

4. Registratur und Archiv im 19. Jahrhundert

Das alte Eberbacher Rathaus wurde im Oktober 1814 wegen Baufälligkeit abgerissen, ohne dass die Frage eines Neubaus geregelt war. Daher brachte der Stadtrat die Registratur im dritten Stock des Gasthauses Zum Engel unter, das noch heute am [alten] Markt steht. Die angemieteten Räumlichkeiten aus einem Zimmer und einer Kammer erschwerten jedoch jegliche vernünftige Verwaltungstätigkeit. Deshalb mietete der Rat im Herbst 1820 das Wohnhaus von Hiob Daniel Leutz an, das an das jetzige Hotel Karpfen angrenzt. Darin verfügte die Stadtverwaltung über ausreichenden Platz für die „Registratur-Schänckhe“, daneben auch über eine sog. "Parthie-Stube" [= Aufenthaltsraum für die sich streitenden Parteien] sowie über ein Schreibzimmer. Seit 1822 drängten Stadtrat und Bürgerausschuß das Badische Bezirksamt Eberbach, den baldigen Baubeginn für das neue Rathaus zu beantragen. Dieses sollte über genügend Raum für eine „Menge von Registratur-Schäncken“ verfügen.
Aus dem Jahre 1822 ist ein „Repertorium über die Stadt-Registratur“ vorhanden, leider nur der „I. Theil“. Vielleicht hing seine Entstehung mit dem projektierten Neubau des Rathauses zusammen, als die städtischen Organe einen Überblick über den Umfang der Registratur gewinnen wollten. Im Repertorium hielt sich der Stadtschreiber nicht mehr an die historisch gewachsene Trennung zwischen Registratur und Urkundenarchiv, denn er betrachtete die Urkundenreihen als Bestandteil der Registratur. Die Urkunden lagen „in einer alten beschlussigen Truchen“ [= Truhe], die offenbar in der Registratur stand. Dies stützt die bereits für das 18. Jahrhundert geäußerte Vermutung, dass die Urkunden in der städtischen Registratur aufbewahrt wurden. Da das vorhandene Repertorium nur die Urkunden und Akten erfasst, müssen wir in dem verlorenen zweiten Teil eine Übersicht über die Amts- und Geschäftsbücher sowie über die Rechnungen vermuten. Der erste Teil des Repertoriums ist in elf, mit römischen Ziffern gekennzeichnete Abteilungen gegliedert. Allein sechs davon bilden die Urkundenreihen, der Rest Akten und Vormundschaftsrechnungen:

I.     „Privilegien und Bestättigungsbriefe“ (28 Stück),
II.    „Verträge der Stadt Eberbach“ (7 Stück),
III.   „Kaufbriefe der Stadt Eberbach“ (14 Stück),
IV.  „ Haupt- und Gültbriefe der Stadt Eberbach“  (7 Stück),
V.   „Schadlosbriefe der Stadt Eberbach wegen geleisteter Bürgschaften“
  (10 Stück),
VI.    „Alte Schuldbriefe der Stadt Eberbach“ (5 Stück),
VII.   (ohne Überschrift), enthält: „Convolut Miscellen alter Briefschaften“,
VIII.  „Acta diversa“,
IX.    „Erbvertheilungsacten“,
X.     „Vormundschafftsrechnungen“,
XI.    „Curanda und deren Betreff“,

Nach der oben genannten Gliederung zählten zu den Urkundenreihen nur die Urkunden und Dokumente, die für die Stadt als politische Einheit von hoher Bedeutung waren. Einschließlich einiger mitgerechneten Abschriften besaß die Stadt 71 Urkunden, sie lag mit dieser Zahl in der gleichen Größenordnung wie in den Repertorien von 1556 und 1625. Die Urkundenreihen mit Verschreibungen, Schenkungen und Stiftungen für die geistlichen Einrichtungen in Eberbach  – wie etwa das Almosen- oder das Siechenhaus –  fehlen in der Auflistung. Die bei jedem Regest genannten Ordnungsnummern sind mit den Rückvermerken identisch, die um 1625 vergeben worden waren. Manche Abschriften erhielten dazwischen geschobene halbe Nummern, einige jüngere Kaufbriefe trugen Buchstaben als Registraturvermerke. Alle Urkunden und Dokumente, die nicht in dem um 1625 angelegten Repertorium erfasst oder erst danach entstanden waren, besaßen keine Registraturvermerke. Nur die zu „Convolut[en]“ [= Aktenhefte oder Aktenpakete] zusammengefügten verschiedenartigen Abschriften bekamen neue Ordnungsnummern. Kerbzettel und Briefe wurden ebenfalls in Konvoluten verwahrt. Die Laufzeit der Urkunden und Dokumente reicht von 1346 bis 1742. An der Spitze der regestierten Urkunden steht wieder das Privileg von 1346, das als „Pergamentbrief mit einem alten unkennbaren [sic!] Siegel“ beschrieben wird. Aber nicht nur Urkunden oder Abschriften von Urkunden fanden Aufnahme in die Urkundenreihen, sondern auch amtliche Entscheidungen, Auszüge aus herrschaftlichen und städtischen Amtsbüchern sowie die Repertorien von 1556 und 1625.
 
Außer den Briefen, die in Konvoluten gesammelt wurden, verfügte die städtische Registratur im Jahr 1822 über ansehnliche Aktenmassen, die bereits nicht mehr alle in den vorhandenen Registraturschränken unterzubringen waren. Schon aus diesem Grund musste das projektierte neue Eberbacher Rathaus über genügend Stellflächen verfügen. Die Akten zerfielen in drei große Abteilungen:
- „Acta diversa“,
- „Erbvertheilungsacten“,
- „Curanda und deren Betreff“.

Die Akten lagen in durchnummerierten Kästen (Schränken) und Fächern und waren alphabetisch  – von A bis Z – geordnet. Innerhalb eines Buchstabens folgten wiederum alphabetisch gegliederte Sachbetreffe oder „Rubriquen“, nämlich von „Abzug und Nachsteuer“ bis „Zunft- und Handwerkssachen“. Bei einzelnen, besonders umfangreichen Sachbetreffen sind Ansätze zur Bildung von Sachakten zu beobachten, so beispielsweise bei den Rubriken „Floz- und Holzgewerbereywesen“ oder „Kirchen-, Pfarr- und Schulsachen“. Auch Serienakten waren vorhanden, wie etwa chronologisch zusammengefügte Dekrete, Bekanntmachungen, Klagen oder Kontrakte. Die beiden restlichen Abteilungen, die „Erbvertheilungsacten“ und die „Vormundschafftsrechnungen“ wurden nach Personalbetreffen und zwar jeweils nach Familien- und Vornamen geführt. Die drei Aktenabteilungen befanden sich in folgenden Registraturschränken oder Kästen:

-  Kasten I - VIII:  „Curanda und deren Betreff“,
- Kasten IX:       „Acta diversa“,
- Kasten X:        „Erbvertheilungsacten“.

Die Hauptmasse der Akten gehörte zur Abteilung „Curanda und deren Betreff“. Da diese neuere Akten enthielt, war sie vermutlich für die laufenden Vorgänge bestimmt, während die „Acta diversa“ wahrscheinlich aus älteren, abgeschlossenen Akten bestanden.

Nachdem die Stadt 1823 ihr neues Rathaus, das am gleichen Platz wie sein Vorgänger steht, erbaut hatte, kehrte die Registratur in das städtische Verwaltungsgebäude zurück. In Baden wurden mit der (ersten) Gemeindeordnung von 1831 die gesetzlichen Grundlagen für die kommunale Selbstverwaltung geschaffen und den Gemeinden des Unterrheinkreises zur Ordnung ihrer Registraturen eine 1843 in Mannheim gedruckte und veröffentlichte „Gemeinde-Registratur-Ordnung“ zur Hand gegeben. Bereits zwei Jahre vorher, 1841, hatte in Eberbach der evangelisch-protestantische Stadtpfarrer Johann Georg Henrici die städtischen Urkunden und wahrscheinlich auch die Aktenbestände überprüft. Ob dieser die Aufsicht über die städtische Registratur ausübte oder ob seine Tätigkeit mit der beabsichtigten Neuordnung der Registratur zusammenhing, ließ sich nicht klären. Henrici brachte auf den Urkunden neue Rückvermerke an, leider ist sein Repertorium nicht vorhanden. Die bereits erwähnte „Gemeinde-Registratur-Ordnung“ gab den Kommunen genaue Anweisungen über Aufbau und Einteilung der Registratur sowie über die Art der Aufbewahrung und über Schutzmaßnahmen. Sie schrieb vor, Sachakten, „welche einen und denselben Gegenstand...berühren“, zu bilden. Besonders umfangreiche Sachakten waren aufzuteilen. Größere Gemeinden durften „Generalfaszikel“ anlegen, die „allgemeine Vorschriften über einen Gegenstand“ enthielten. Ein beigefügtes „Registratur-Wörterbuch“ erleichterte den Bediensteten die Eingliederung der Sachbetreffe in die Registraturordnung. Weiter wurde  – allerdings nur in vager Form –  auf die Kassation unbrauchbarer oder unnützer „Papiere“ oder „Schriften“ hingewiesen. Die Registratur unterstand der Aufsicht des Bürgermeisters, und der Ratsschreiber musste sie in Ordnung halten. Nach den Vorgaben dieser landeseinheitlichen „Gemeinde-Registratur-Ordnung“ wurde die Registratur der Stadt Eberbach in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts von Conrad Beisel geordnet, der vermutlich als Registrator in städtischen Diensten stand. Beisel legte ein zweibändiges Repertorium an, das von dem Ratsschreiber-Gehilfen Conrad Koch ergänzt wurde. Weitere Nachträge stammen aus dem späten 19. Jahrhundert, sie schließen mit dem Jahr 1901.

Das im Stadtarchiv aufbewahrte Repertorium bestand    – wie vorgeschrieben – aus zwei Haupt-Abtheilungen:
„I.    Haupt-Abtheilung: Acten“
„II.   Haupt-Abthelung: Urkunden, Zeichnungen, Bände“.

Schon diese Anordnung und Aufteilung verdeutlicht das Übergewicht der Akten über die anderen Gattungen. Beide „Haupt-Abtheilungen“ verwahrten das Registraturgut in Fächern. Die Akten verteilten sich auf 30 alphabetisch geordnete „Rubriken“ oder „Unter-Abtheilungen“. Diese erstreckten sich von den Sachbetreffen „Alte Abgaben“ bis „Wasserbau“; den Schluss bildeten die beiden Sonderrubriken „Bürgerliche Rechtspflege und Straf-Rechts-Pflege“, wo die Kommunen ebenfalls Kompetenzen besaßen. Obwohl die Sachbetreffe nicht mehr identisch waren, vollzog sich in Eberbach der Übergang vom älteren „Rubriquen-System“ zur neuen Rubrikenordnung wohl ohne größere Probleme. Die vorgesehenen 30 Fächer für die Rubriken reichten für die städtischen Bedürfnisse bei weitem nicht aus; nach der zuletzt gültigen Zählung verfügte die Registratur über fast 140 Fächer, ohne dass die vorgegebene Rubrikenordnung dadurch verändert worden wäre. Nach den Bestimmungen der „Gemeinde-Registratur-Ordnung“ zerfielen größere Rubriken in mehrere Unterrubriken, so beispielsweise die Rubriken „Gemeinde-Vermögen“ oder „Gewerbe, Handel und Schifffahrt“. lnnerhalb jeder Rubrik trugen die darin abgelegten Akten steigende Ordnungsnummern. Umfangreiche Akten wurden aufgeteilt sowie „Generalacten“ oder „Generalia“ gebildet. Unter den städtischen Akten finden sich nach Personalbetreffen geführte Serienakten, wie beispielsweise bei den Bürgerannahmen und Heiratsgesuchen, oder reine Serienakten, wozu die sog. "Militär-Conscriptionen" zählen. Daneben gab es Akten, die nur Personalbetreffe vorweisen, darunter fallen die Konzessionen für den Betrieb von Gaststätten. Die Aufzahlung bedeutet aber keine abweichende Entwicklung für die Eberbacher Verhältnisse, sondern entspricht den Vorgaben der gedruckten „Gemeinde-Registratur-Ordnung“.

Die Laufzeit der städtischen Akten setzt im späten 16. Jahrhundert ein, Ausnahmen beziehen sich nur auf Urkundenabschriften. Die Hauptmasse der Akten stammt aus dem 19. Jahrhundert. Die heutigen Aktenfaszikel entstanden, als die Eberbacher Registratur nach der Rubrikenordnung von 1843 umorganisiert wurde. Auf den Aktendeckeln finden sich noch die alten Rubriken- und Ordnungsnummern. Erste Ausscheidungen von Akten fanden im auslaufenden 19. Jahrhundert statt. Die in der „II. Haupt-Abtheilung“ vereinigten Pläne und Amtsbücher lagen gleichfalls in durchnummerierten Kästen (oder: Fächern). Das Repertorium listet zwar verschiedene Formen der Amtsbücher auf, doch sind die älteren Bestände nicht komplett erfasst. Diese befanden sich offenbar nicht in der Registratur. Unter den jüngeren Amtsbüchern sind besonders die (alphabetisch geführten) Grundbücher sowie die Katasterbücher zu nennen. Die Pläne folgen im Repertorium an zweiter Stelle; sie gehen bis in das ausgehende 18. Jahrhundert zurück und waren fortlaufend nummeriert.

Die Urkunden bilden den dritten Teil des Repertoriums. Sie befanden sich fast alle in einer verschlossenen Holzkiste mit eisernen Beschlägen und waren wie folgt gegliedert:
–      „Ältere Kaufbriefe der Stadt“ (14 Stück),
–      „Kaufbriefe aus neuerer Zeit“ (Massenurkunden),
–      „Privilegien und Bestätigungsbriefe“ (24 Stück),
–      „Schadlosbriefe der Stadt wegen geleisteter
        Bürgschaft“ (10 Stück),
–      „Haupt- und Gültbriefe“ (7 Stück),
–      „Alte Schuldbriefe der Stadt Eberbach“ (5 Stück),
–      „Verträge der Stadt Eberbach“ (13 Stück),
–      „Verträge der Stadt aus neuerer Zeit“ (7 Stück)

Gegenüber dem Repertorium von 1822 hatte man die Urkundenreihen um zwei Abteilungen erweitert, die Urkunden (Kaufbriefe, Verträge) aus neuerer Zeit enthielten. Ansonsten deckten sich beide Gliederungen, obwohl die Anzahl der Urkunden in einigen Abteilungen voneinander abweicht. Ohne die äußerst umfangreiche Abteilung „Kaufbriefe aus neuerer Zeit“, die fast ausschließlich aus dem 19. Jahrhundert stammen, besaß die Stadt 80 Urkunden. Eine wesentliche Veränderung im Vergleich zu 1822 war also nicht eingetreten, und die Urkunden zugunsten der geistlichen Institutionen blieben wieder unberücksichtigt. Die meisten Urkunden der Stadt hatten die gleichen Registraturvermerke wie in den älteren Repertorien von 1625 und 1822. Nur die „Kaufbriefe aus neuerer Zeit“ und die „Haupt- und Gültbriefe“ wiesen andere Registraturnummern auf. Die neueren Kaufbriefe waren nach Buchstaben (A-Z) gegliedert. Jeder Buchstabe bezog sich auf dingliche Veränderungen innerhalb eines namentlich genannten Teils der Eberbacher Gemarkung. Die Registratur- oder Ordnungsnummern der „Kaufbriefe“ setzten sich aus einem (oder zwei!) Großbuchstaben und aus einer Zahl zusammen. Die Urkundenreihen über „Alte Schuldbriefe“ bzw. „Verträge aus neuerer Zeit“ sowie alle jüngeren Urkunden, die zum größten Teil aus dem 18./19. Jahrhundert stammen, trugen überhaupt keine Ordnungsnummern. Die heute älteste Urkunde der Stadt, das Privileg von 1346, das nach dem Regest im Repertorium „mit einem unkennbarem Siegel“ versehen war, findet man bei den „Privilegien“ an erster Stelle.

5. Die Errichtung des Stadtarchivs Eberbach

Bis zum frühen 20. Jahrhundert befanden sich die heutigen Bestände des Stadtarchivs als Teil der Registratur im Rathaus, zuletzt sogar auf dessen Speicher. Einen anscheinend als bedeutsam eingeschätzten Teil hatte man in einer Kiste aufbewahrt, darunter waren Pläne aus dem späten 18. Jahrhundert. Ob in dieser Kiste auch die städtischen Urkunden lagen bleibt ungewiss, ist aber denkbar. Zwischen 1910 und 1911 ließ der frühere Eberbacher Bürgermeister Dr. John Gustav Weiss die Archivbestände sichten und von der städtischen Registratur trennen. Als Stichjahr setzte Weiss das Jahr 1900 fest. Anstöße zur Errichtung eines organisatorisch von der Registratur verselbständigten städtischen Archivs gab es genügend. Weiss, der sich nicht nur als Politiker, sondern auch als Historiker und Archivar einen Namen gemacht hat, kannte die wertvollen städtischen Archivbestände schon dank seiner eigenen lokalgeschichtlichen Forschungen. Er gilt als Altmeister der Eberbacher Geschichtsforschung und -schreibung, und als Begründer des Eberbacher Geschichtsblattes, das seit 1901 in jährlicher Folge erscheint. Für die Badische Historische Kommission hatte Weiss schon vorher in ehrenamtlicher Funktion als Archivpfleger verschiedene kommunale und kirchliche Archive im Raum Adelsheim, Buchen und Mosbach inventarisiert.
 
In der städtischen Registratur Eberbachs gab es im frühen 20. Jahrhundert Umbrüche. Das von Conrad Beisel im 19. Jahrhundert angelegte Aktenrepertorium wurde nach 1901 nicht mehr weitergeführt, und im Dezember 1905 erlangte eine neue, von dem Kanzleirat J. Külby entworfene „Gemeinderegistraturordnung“ für Baden Gesetzeskraft. Ihre Einführung in den Gemeinden, die  – wie Eberbach –  nicht unter die Städteordnung fielen, hing allerdings von einem Beschluss des Gemeinderates ab. Die neue Registraturordnung brachte eine im Vergleich zum 1843 modernisierte und veränderte Rubrikenordnung, jedenfalls soweit diese die „I. Hauptabteilung: Verwaltungssachen“ betraf. Die „II. Hauptabteilung: Bürgerliche und Strafrechtspflege“ dagegen blieb erhalten.

Die seit den achtziger Jahren des 19. Jahrhunderts durch ehrenamtliche Archivpfleger erfolgte Erfassung und Inventarisation nichtstaatlicher Archive Badens war bereits 1904 fast abgeschlossen. Staatliche Schutzbestimmungen ließen nicht lange auf sich warten, und so legte die neue Registraturordnung den Kommunen zum ersten Mal auf, auch die Archivalien zu schützen und sicher aufzubewahren. Alle Archivalien, die von den Pflegern der Badischen Historischen Kommission aus der Registratur ausgeschieden, geordnet und verzeichnet worden waren, mussten    – wenn die Gemeinden die Archivalien nicht dem Generallandesarchiv in Karlsruhe zur Verwaltung übergeben wollten – in verschließbare Behälter gelegt sowie feuersicher und trocken aufbewahrt werden. Diese Archivalien durften nicht "verschleudert" werden, und andere, „für die geschichtliche Forschung“ als bedeutend erkannte Archivalien waren „in der Registratur gut aufzubewahren“. Beabsichtigte Veräußerungen hatte die Kommune vorher der Badischen Historischen Kommission und dem Generallandesarchiv anzuzeigen, und der Staat besaß das Vorkaufsrecht. In Eberbach muss die neue Registraturordnung, der "Külby", um 1910 eingeführt worden sein, wie die jüngsten Aktenablieferungen belegen.

Die Neuordnung der Archivbestände vollzog sich offenbar als Folge der Bestimmungen dieser Registraturordnung und im Zusammenhang mit dem Aufbau der sog. "Städtischen Sammlung", die den Grundstock des heutigen Stadtmuseums bildet. Das Stadtarchiv kam in die beiden eigens dafür hergerichteten oberen Stockwerke des Haspelturms, eines Eckturms an der Nordwestecke der Innenstadt und der früheren Stadtbefestigung. Die Akten, Amtsbücher und Pläne wurden in das oberste Stockwerk des Turms gebracht, die Rechnungsbände dagegen in den darunter liegenden Raum. Nur die Urkundenreihen blieben in einer Blechkiste zunächst im Rathaus zurück, jedoch war vorgesehen, auch die Urkunden nach Einbau eines feuersicheren Behälters in den Haspelturm zu überführen.

In Bürgermeister Weiss müssen wir den eigentlichen Begründer des Stadtarchivs Eberbach sehen, das seitdem eine organisatorisch selbständige städtische Dienststelle ist. Weiss gliederte die Archivbestände in sieben Abteilungen:

I      Urkunden
II     Akten
II-a  Akten der alten Registratur (bis 1900)
II-b  Früher ausgeschiedene und dem Archiv wieder einverleibte Akten
II-c  Akten anderer Behörden und Körperschaften
III   Rechnungen
IV     Ratsprotokolle
V      Bürgerbücher
VI     Urkundenbücher und Statutenbücher
VII    Verschiedenes

Die von Weiss gewählte Gliederung muss man als widersprüchlich werten, da er die Gattung der Amts- und Geschäftsbücher auf die Abteilungen IV bis VII aufteilte und auch nicht auf eine saubere Abgrenzung der Bestände achtete. Bei den Urkunden ist daher eine Beständebereinigung unumgänglich. Abgesehen von den im späten 19. Jahrhundert angefertigten Abschriften, sind alle Urkunden mit der Laufzeit 1346 bis 1899 in chronologischer Reihenfolge durchnumeriert. Auf die in Eberbach bisher übliche traditionelle Einteilung nach einzelnen Urkundengattungen hat Weiss bewusst verzichtet, andererseits aber auch  — im Gegensatz zu den älteren Archiv- oder Registraturrepertorien -   alle zugunsten der geistlichen Institutionen ausgefertigten Urkunden  - sofern diese vorhanden waren —  in seine Liste aufgenommen. So reihen sich etwa kaiserliche oder landesherrliche Privilegien, Vergleiche, Verträge und Erwerbungen der Stadt sowie Stiftungen und Verschreibungen oder private, beim Rat hinterlegte Urkunden ausschließlich nach dem Prinzip der Datierung aneinander. Die alte Rubrikenordnung der Registratur, die auf der „Gemeinde-Registratur-Ordnung“ von 1843 beruht, blieb für die Akten (Abteilung IIa) fast vollständig erhalten; sie besteht aus 27 Rubriken. Nur in der Zählung decken sich die beiden Rubrikenordnungen nicht. In der von Weiss entworfenen Systematik fehlen die Rubriken bzw. Sonderrubriken „Natur-Ereignisse, Bürgerliche Rechtspflege“ und „Straf-Rechts-Pflege“ vollkommen oder wurden zusammengelegt, wie „Polizei-Sachen“ und „Rechts-Polizei-Sachen“. Die Akten sind im Repertorium nur summarisch, auf Karteikarten aber nach den einzelnen Aktenfaszikeln ausführlich verzeichnet. Die Nebenabteilungen (II-b – II-c) besitzen außer Akten, Kataster- und Zinsbüchern sowie statistischem Material u. a. auch Akten fremder Provenienz, wie beispielsweise Leininger Kriminalakten oder Akten der Eberbacher Zünfte. Abteilung III „Rechnungen“ umfasst die Rechnungslegung der städtischen und der kirchlichen Organe; darunter befinden sich auch Einsprengsel fremder Provenienz, wie einige Zentrechnungen des 16. bis 19. Jahrhunderts. Mit der Abteilung IV „Ratsprotokolle“ beginnt die Reihe der Amts- und Geschäftsbücher, die nach sachlichen Gesichtspunkten unterteilt wurden. Abteilung VII „Verschiedenes“ wiederum enthält neben einigen Protokoll- und Rechnungsbänden auch Lager-, Grund- und Pfandbücher sowie Kataster, Register und Pläne.

Über die getroffene Einteilung der städtischen Archivbestände erstellte Weiss 1911 ein (maschinenschriftliches) „Hauptverzeichnis“ oder Repertorium; dieses erhielt als Einleitung einen Vorbericht über die zeitliche Abgrenzung, über den Aufbau und über die Unterbringung des Stadtarchivs sowie eine Benutzungsordnung. Darin gab Weiss genaue Anweisungen über (Brand-) Schutzmaßnahmen und Rückvermerken identisch über die Belüftung der Räume. Er legte die Bedingungen über die Benutzung durch das städtische Verwaltungspersonal fest, und er regelte die „Benutzung des Archivs zu wissenschaftlichen Zwecken“. Im Benutzerverzeichnis im Anhang des Repertoriums tauchen seit dem ausgehenden 19. Jahrhundert die Namen bekannter Historiker auf, wie Richard Schroeder, Carl Koehne oder Hans Hausrath. Weiss selbst hatte zwischen 1898 und 1900 die Archivalien für seine Stadtgeschichte benutzt. Das Repertorium wurde schon kurz darauf handschriftlich ergänzt und u. a. wegen der Eingemeindung von Neckarwimmersbach (1899) ein historisches Archiv (Abteilung II-d) gebildet. Handschriftliche Einträge und Veränderungen der folgenden Jahre machten das Repertorium nicht nur unübersichtlich, sondern führten auch bei Teilen der städtischen Archivbestände zur mehrfachen Verzeichnung und zur Vergabe verschiedener Signaturen.
Die Hoffnung von Bürgermeister Weiss, das Archivgut des 20. Jahrhunderts in den restlichen Stockwerken des Haspelturms unterbringen zu können, sollte sich jedoch nicht erfüllen. Der Turm hatte sich schon zum Zeitpunkt seiner Einrichtung als unzweckmäßig erwiesen. Er war feucht, hochwassergefährdet und zog Ungeziefer an. An den Archivalien entstanden Lagerungsschäden, und die jüngeren, nach dem Stichjahr 1900 gebildeten Akten, die im Haspelturm allem Anschein nach auf die älteren Akten gelegt wurden, wiesen starke Verschmutzungsspuren, hervorgerufen durch einfliegende Taubenscharen, auf. Dennoch war es ein glücklicher Zufall, dass der Turm von den Bombenabwürfen am Ende des Zweiten Weltkrieges verschont blieb. Eine Benutzung des Archivs war nur noch eingeschränkt möglich, und auf Anweisung von Bürgermeister Horst Schlesinger lagerte die Stadtverwaltung 1977 das städtische Archiv aus konservatorischen Gründen in das frühere Schulhaus des 1974 eingegliederten Stadtteils Pleutersbach um. Aufgrund der Initiative des Bürgermeisters und unter maßgeblicher Beteiligung des früheren Stadtarchivars Ingobert Fritsche wurde zwischen 1986 und 1988 die ehemalige Schule umgebaut und durch einen Anbau erweitert, nachdem im Gemeinderat die Entscheidung zugunsten des Standorts Pleutersbach gefallen war. Das neu erbaute Stadtarchiv bekam eine auf modernen technischen Erkenntnissen beruhende doppelschalige Bauweise, wodurch für die Daueraufbewahrung der Archivalien eine „natürliche Klimatisierung“ erzielt wird. Mit verschiedenen Funktionsräumen, darunter einem separaten Arbeits- oder Leseraum für Benutzer, einer fachgebundenen Archivbibliothek, aber auch mit optimal gestalteten Magazinräumen und Rollregalsystemen, einer Buchbinderei und Restaurierungswerkstatt sowie einem Fotolabor, erhielt das Stadtarchiv, das über entsprechende Sicherungseinrichtungen verfügt, eine in die Zukunft gerichtete Zweckbestimmung.

 

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